プライバシーポリシー

制定日：2018年5月1日
最終改定日：2022年11月1日

株式会社ＡＥＲＡ（以下「当社」という。）は、書類電子化事業において取扱う個人情報の保護について、社会的責任を十分に認識して、本人の権利利益を保護し、個人情報に関する法規制等を遵守いたします。
また、以下に示す方針を具現化するために、個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のＩＴ技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的な改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言いたします。

当社事業、並びに従業員の雇用、人事管理等において取扱う個人情報について、予め特定された利用目的の範囲内において、個人情報の適切な取得・利用および提供を行い、利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い(目的外利用)は行いません。また、そのための適切な措置を講じます。
当社は個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針およびその他の規範を遵守いたします。
当社は個人情報への不正アクセス、個人情報の漏えい、滅失またはき損等のリスクに対しては、合理的な安全対策を講じ、事業の実情に合致した経営資源を注入し、個人情報のセキュリティ体制を継続的に向上させていきます。また不適切な事項については是正を行うなどの内部規程を定め、個人情報を最善の状態で保護いたします。
当社は個人情報の取扱いに関する苦情および相談対応への内部規程を定め、苦情および相談には、迅速かつ誠実に対応いたします。
個人情報保護マネジメントシステムについて、当社を取り巻く環境の変化を踏まえ、適時・適切に見直して、その改善を継続的に推進していきます。

本方針は、全役員並びに従業員に配布して周知徹底させるとともに、いつでも、どなた様でも入手可能な措置を講ずるものとします。

株式会社ＡＥＲＡ
代表取締役蒲純一郎

お問合せ窓口: 住所：〒231-0023
神奈川県横浜市中区山下町74-1
大和地所ビル9階; 社名：株式会社ＡＥＲＡ; メールアドレス：info@aera-inc.com

個人情報の取扱いについて

1. 事業者の氏名又は名称及び住所並びに代表者の氏名
株式会社ＡＥＲＡ
神奈川県横浜市中区山下町74-1 大和地所ビル9階
蒲純一郎
2. 個人情報保護管理者（もしくはその代理人）の氏名または職名、所属及び連絡先
個人情報保護管理者
代表取締役蒲純一郎
TEL：045-225-9003
3. 当社で取扱う個人情報の利用目的
- 1）書類電子化業務で取得した個人情報
  - 書類電子化のため
  - 書類の案内、提案、連絡、協力、交渉、業務契約のため
  - 事業に関するお問合わせに対する回答のため
- 2）広告プロモーション業務で取得した個人情報
  - 業務契約のため
  - 広告プロモーションの案内、提案、連絡、協力、交渉、業務契約のため
  - 事業に関するお問合わせに対する回答のため
- 3）営業代行業務で取得した個人情報
  - 受託業務遂行のため
- 4）お問い合わせされた皆様に関する個人情報
  - 当社各事業に関するお問い合わせ対応のため
- 5）従業員に関する個人情報の利用目的
  - 人事管理等のため
- 6）採用募集者に関する個人情報の利用目的
  - 採用選考のため
  - 採用選考手続き及びその結果に関する連絡のため
  - 入社前手続き実施とその他の手続きに関する連絡のため
4. 苦情・相談の申し出先
個人情報の取扱いに関するお問い合わせ、苦情及びご相談につきましては、以下の「お問合せ窓口」にご連絡ください。
5. 開示等の請求に応じる手続
- 1）保有個人データまたは第三者提供記録に関する開示等の請求について
  当社で取扱う保有個人データまたは第三者提供記録に関して、本人から利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止（以下、「開示等」という）の請求がございましたら、以下の「お問合せ窓口」にご連絡ください。ただし、「営業代行業務で取得する個人情報」については、開示等の請求等には応じることが出来ませんので、ご了承ください。その利用目的は委託された業務を遂行するためであり、それ以外の目的には一切利用いたしません。
- 2）請求の申出先
  開示等の請求は、以下の「お問合せ窓口」にご連絡ください。保有個人データまたは第三者提供記録の開示等を請求される場合には、当社所定の書面に必要事項をご記入の上、提出をお願いいたします。
- 3）本人確認について
  開示等の請求依頼にあたっては、ご本人確認をいたします。場合によっては、公的な証明書の写しをご郵送いただき、確認を行いますので、ご了承ください。
  ※ 代理人については、委任状をご提出いただき確認を行います。なお、代理人を立てる場合には、ご本人と代理人両者の公的証明書のコピーを提出いただく必要がございます。
  ※ 未成年者又は成年被後見人の法定代理人の場合は、法的な代理権を証明する書類で代理権があることを確認いたします。
- 4）手数料について
  開示等請求のうち「利用目的の通知」「開示」の請求にあたり、手数料は1,000円を上限に徴収いたします
6. 保有個人データの安全管理措置について
当社は、保有個人データを保護するため、以下の安全管理措置を講じています。その他、安全管理措置に関する詳細なご質問は、お問合せ窓口までご連絡ください。
- 1）基本方針の策定
  - 個人データの適正な取扱いの確保について取り組むために、基本方針を策定しています。
- 2）個人データの取扱いに係る規律の整備
  - 個人データの漏えい等の防止その他の個人データの安全管理のために、個人データの取扱いに係る規程類を策定しています。
- 3）組織的安全管理措置
  - 個人データの取扱いに関する責任者を任命するとともに、法令又は規程に違反している事実やおそれを把握した場合における責任者への報告連絡体制を整備しています。
  - 個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化しています。
  - 個人データの取扱状況を確認するため、定期的に自己点検の実施や外部の者による審査を受けています。
  - 個人データの取扱状況の把握及び見直しを行い、個人情報保護体制の改善に取り組んでいます。
- 4）人的安全管理措置
  - 個人データの取扱いに関して、個人情報保護の重要性を周知・啓発し、定期的な教育を実施しています
  - 個人データを取扱う従業者から秘密保持に関する誓約書を取得しています。
- 5）物理的安全管理措置
  - 個人データを取扱う区域において従業者および来訪者の入退室管理を行っています。
  - 個人データを取扱う機器、書類、電子媒体等の利用、保管、廃棄等に関する措置を定め、盗難又は紛失等を防止するための措置を講じています。
- 6）技術的安全管理措置
  - アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
  - 個人データを取扱う情報システムに対する、個人情報データベース等を取り扱う情報システムを使用する従業者を識別・認証しています。
  - 個人データを取扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
- 7）外的環境の把握
  - 外国における個人情報の取扱いについて、当該外国の個人情報の保護に関する制度を把握したうえで上記安全管理を適切に講じています。
7. 個人情報お問合せ窓口
当社の「お問合せ窓口」の連絡先は以下のとおりです。
住所：〒231-0023 神奈川県横浜市中区山下町74-1 大和地所ビル9階
社名：株式会社ＡＥＲＡ
メールアドレス：info@aera-inc.com

当社では、より良くお客様の個人情報保護を図るため、及び法令等の変更に対応するために、「個人情報の取扱いについて」を改定することがあります。